VERBINDENDE PROCESSEN (UITVOERING)

VERBINDENDE PROCESSEN (UITVOERING)

Op het uitvoerende niveau zijn er 2 verbindende processen

Wijzigingsbeheer dit is in feite de route van gebruiksbeheer naar functionaliteitsbeheer en  houdt zich bezig met bepalen van welke wijzigingen aan de IV nader uitgewerkt en uitgevoerd gaan worden.

Transitie is in feite de route terug van functionaliteitsbeheer naar gebruiksbeheer en houdt zich bezig met doorvoeren van de gewenste en uitgewerkte wijziging.

WIJZIGINGSBEHEER

Doel

Heeft als doel te komen tot de juiste besluiten over het aanbrengen van wijzigingen of vernieuwingen in de informatievoorziening. Bevat een mechanisme voor het inventariseren, evalueren, prioriteren en ten uitvoer brengen van wijzigingen in de IV.

Binnen wijzigingsbeheer worden de besluiten (op inhoud, planning en clustering) genomen over uit te voeren wijzigingen.

Onderwerpen:

• Wijzigingen; heeft betrekking op een gewenste verandering van de werking en uitvoering van de IV en de informatieprocessen (wijziging functionaliteit). Let op: wijzigingen in termen van FB hoeven geen impact te hebben op de geautomat. IV
• Administreren en beslissen; administreren wijzigingen en op basis van criteria beslissen over doorvoeren van en tijdstip van wijziging (besluitvorming)
• Kenmerken van een wijziging; de meest gangbare kenmerken zijn:
  • Aanleiding; behoefte kan ontstaan vanuit organisatie maar ook van buiten
  • Doelgroep; gebruikers of bedrijfsproces waarop de wijziging betrekking heeft
  • Prioriteit; meerdere wijzigingen prioriteren op belang
  • Impact; belangrijke rol ook voor processen van ICT-lev. (impactanalyse)
  • Kosten/baten; vaak lastig om baten te kwantificeren/zichtbaar te maken
  • Gewenste oplevertermijn; denk aan onrealistische termijn ivm capaciteit
• Besluitvorming en status van wijzigingen
  • Status v/e wijziging; vastleggen stadia (binnengekomen en geadm; ingevuld en onderzocht, afgewezen, pending, ingepland, in uitvoering, uitgevoerd)
  • Mandatering; binnen kaders de gedelegeerde verantwoordelijkheid om over individuele veranderingsbehoeften te beslissen.
  • Afweging bij besluitvorming; noodzaak en urgentie

Activiteiten:

• Inventariseren/registreren; aannemen, invullen en verzamelen van info over de kenmerken van een wijziging, bewaking besluitvorming, terugkoppelen status
• Beoordelen van besluiten; analyse op noodzaak en urgentie, bepalen impact, besluiten of wijzigingen worden doorgevoerd, inplannen (evt samenvoegen) in tijd
• Bewaken en bijstellen; monitoren uitvoering wijzigingen, analyseren afwijkingen, bijstellen van de kaders voor de uitvoering

Resultaten:

• Wijzigingenadministratie; volledig geformuleerd en geadministreerd wijzigingsvoorstel tbv beoordeling en besluitvorming
• Besluitvorming over wijzigingsvoorstellen; besluitvorming en communicatie: voorlopige opdracht, inplanning of opdrachtverstrekking (realisatieopdracht). Tevens aanvraag voor middelen tbv uitvoering (via sturende processen); wijzigingskalender geeft inzicht in de tijd; implementatiekalender (wanneer definitieve realisatie)

Relaties:

• Cluster gebruiksbeheer; hiervandaan komt de behoefte aan veranderingen
• Specificeren; impactanalyse vindt hier plaats. Is de input voor wijzigingsbeheer
• Sturende processen; zaken als inhoud, kosten, planning en capaciteit.

TRANSITIE

Gericht op daadwerkelijke effectuering voor de eindgebruikers van de verandering die tot dan toe is voorbereid binnen de processen van Functionaliteitenbeheer en de ICT-leverancier.

Onderwerpen:

• Transitieplan; opgesteld in het proces voorbereiden Transitie. Is de leidraad.
• Gegevens; conversie gegevens; geautomatiseerd (via ICT) of handmatig en controle op resultaat. Is onderdeel van conversieplan (is weer onderdeel van transitieplan)
• Gebruikers; communicatie met nadruk op uitleggen nieuwe manier van werken
• Geautomatiseerde IV; opdracht aan ICT om nieuwe gegevensbestanden in de juiste productie omgeving te plaatsen incl. autorisaties. Toegang oude appl. Blokkeren.
• Gebruikersorganisatie; Eindcontrole op invulling alle randvoorwaarden, blokkeren oude werkwijze (innemen oude formulieren e.d.)
• Functioneel beheer organisatie; eigen organisatie moet gereed zijn om nieuwe werkwijze te kunnen ondersteunen. Kennis en documentatie op orde brengen.
• ICT-dienstverlening; informeren ICT leverancier over wijzigingen. Controle of gewijzigde serviceafspraken zijn gemaakt en in werking kunnen treden.

Activiteiten:

• Uitvoeren; communicatie, aansturing/opdracht aan ICT-leverancier, gegevens-conversie, distributie materialen en procedures.
• Bewaken; alle objecten en voorbereidingen juist en volledig zijn afgerond, terugkoppeling voortgang transitie, registreren/melden knelpunten
• Bijstellen; extra conversie/documentatie, aanvullende kennisoverdracht, nazorg, aangepaste opdracht ICT-leverancier.

Resultaten:

• Gewijzigde informatievoorziening; bedrijfsgegevens/stuurgegevens geconverteerd, gebruikersorg volledig op de hoogte v/d wijzigingen en in bezit van alle documenten. ICT heeft appl/infrastructuur componenten op productie gezet incl. autorisaties
• Transitierapport; inzicht in voortgang en status uitvoering en zicht op knelpunten

Relaties:

• ICT-leverancier; belangrijk deel transitie door ICT leverancier uitgevoerd.
• Sturende processen; tijdspad, kwaliteit, kaders, kosten
• Gebruiksbeheer; informeren over voortgang en overgang.
• Functionaliteitenbeheer; levert eindresultaat aan transitie voor ingebruikname
• Gebruikersorganisatie; voorzien van alle materialen/documentatie. Autorisaties