FUNCTIONALITEITEN BEHEER

FUNCTIONALITEITEN BEHEER

Functionaliteitenbeheer kent als doelstelling het initiëren van en zorgdragen voor de uitwerking en verandering van de gewenste wijzigingen aan de informatievoorziening.

Is primair verantwoordelijk voor de aansluiting van de IV op het bedrijfsproces.

ONDERWERPEN (verandering in de IV kunnen betrekking hebben op):

• geautomatiseerde informatievoorziening
• niet geautomatiseerde informatievoorziening (NGIV) – papier, pers. Excelsheetjes
  • maakt onderdeel uit van de totale IV. Is vaak van kritisch belang en moet dus duidelijk beschreven worden in handboeken.
  • Goede aansluiting nodig met geautomatiseerde IV. Vaak ingegeven door te dure of te lastige automatisering.

PROCESSEN (aandachtsgebieden):

• vormgeven; FB richt zich op het vormgeven van de gewenste verandering aan functionaliteit. Proces is inhoudelijk van aard. (Specificeren en Vormgeven geaut. IV)
• Overdragen; FB houdt zich bezig met initiëren en voorbereiden van de transitie, de doorvoering van de verandering. (Voorbereiden transitie en toetsen en testen)

PROCESSEN:

- Specificeren

- Vormgeven niet- geautomatiseerde informatievoorziening (NGIV)

- Toetsen en testen

- Voorbereiden transitie

5.1 SPECIFICEREN

Het vertalen van door Wijzigingsbeheer aangegeven gewenste verandering in functionaliteit naar inhoudelijke en niet inhoudelijke oplossingsrichtingen en het vastleggen hiervan ten behoeve van de geautomatiseerde IV.

Onderwerpen:

Specificaties: op basis van de opgestelde specificaties kunnen de ICT-leveranciers informatiesystemen ontwerpen of aanpassen. Specificaties bestaan uit:

• logische beschrijvingen (functionaliteitseisen)
• eventuele eisen t.a.v. de inpassing van deze IV in de omgeving (interfaces)
• aanvullende eisen t.a.v. het gebruik van deze IV. Vb: performance, bereikbaarheid (niet-functionaliteitseisen)

Activiteiten:

Specificaties leiden tot een ontwerp veelal gemaakt door applicatiebeheer en/of technisch beheer. Binnen het specificeren zijn 3 onderwerpen relevant:

• Behoefte bepalen
  • Duidelijk krijgen van de aanleiding en het precieze doel
  • Duidelijk krijgen van de randvoorwaarden bij het bereiken van de doelen
• Oplossingsrichting bepalen
  • impact voor informatievoorziening, omvang wijzigingen en oplossingsruimte
  • aangeven eisen waaraan ICT moet voldoen; functionele behoeften
  • impactanlyse door ICT obv functionele behoeften
  • vertaling in functioneel ontwerp inclusief meerdere oplossingsrichtingen
• Validatie
  • oplossing bespreken met gebruikersorganisatie
  • beoordelen of oplossing wel alle wijzigingsbehoeften afdekt.
  • Valideren naar doel, aanleiding en randvoorwaarden

Resultaten:

• Vooronderzoek en informatieanalyse
  • Volledig beeld v/d aanleiding, helder beeld van de te bereiken doelen en de randvoorwaarden waarbinnen verandering plaatsvindt
  • Inzicht in oplossingsrichtingen en impact v/d wijzigingen voor gebruikersorg.
• Specificaties
  • Geaccordeerde specificaties voor ICT-leverancier en NGIV

Relaties:

• Wijzigingsbeheer; startpunt voor het uitwerken en opstellen van specificaties
• ICT-leverancier; bepalen van de impactanalyse
• Toetsen en testen; specificeren omvat ook de criteria voor de meetbaarheid van de gestelde functionele en kwaliteitsaspecten (denk aan acceptatietesten)
• Vormgeven NGIV; toekomstige situatie opnieuw beschrijven
• Alle sturende processen

5.2 VORMGEVEN NIET-GEAUTOMATISEERDE INFORMATIEVOORZIENING

Is gericht op het vervaardigen en onderhouden van de relevante documentatie voor het gebruik en het functioneel beheer van het informatiesysteem (procedures, werkinstructies, handleidingen e.d.). Kent een nauwe afhankelijkheid met het geautomatiseerde systeem.

Onderwerpen:

• de gebruikershandleiding; hoe geautomatiseerde IV te gebruiken.
• Procedures en richtlijnen; IV in relatie tot bedrijfsproces uitvoeren.
• Ondersteunende hulpmiddelen; formulieren, aanvullende administraties etc.

Activiteiten:

• Bepaling doel, randvoorwaarden, uitgangspunten en globale oplossingsrichting; is uitgewerkt in proces Specificeren (incl. globale oplossingsrichting).
• Bepaling relatie geautomatiseerde informatievoorziening; moeten aansluiten
• Uitwerken van het niet-geautomatiseerde informatievoorzieningsproces; vertaling naar wijzigingen in het administratieve proces, incl. stappen en materialen/formulrn.
• Vastleggen van het nieuwe werkproces; proces- en/of procedure handboeken, gebruikershandleidingen e.d.

Resultaten:

• Beschrijving oplossingsrichting niet-geautomatiseerde IV; inzicht in de doelstellen v/d wijziging en de randvoorwaarden die bestaan voor uitwerking (incl. globale richting). Tevens inzicht in afbaken geautomatiseerd en niet-geautomatiseerde deel.
• Documenten niet geautomatiseerde IV; uitgewerkte beschrijvingen v/d nieuwe situatie (werkinstructie, handleiding e.d.)

Relaties:

• Voorbereiden transitie; uitdragen nieuwe werkwijze (handl, cursussen). Tevens verspreiden van formulieren e.d.
• Specificeren; input voor alle wijzigingen en daar reeds uitgewerkt/beschreven
• Toetsen en testen; werkbaarheid en aansluiting met geautomatiseerde deel
• Overige processen binnen functionaliteitenbeheer;

5.3 VOORBEREIDEN TRANSITIE

Draagt zorg voor een probleemloze ingebruikname van de nieuwe of gewijzigde functionaliteit door het invullen van alle benodigde randvoorwaarden, zodanig dat de uiteindelijk gewenste verandering hierna probleemloos geëffectueerd kan worden.

Onderwerpen:

• Activiteiten die vooraf kunnen worden gepland (implementatieplan)
• Activiteiten die pas tijdens transitie worden uitgevoerd (transitiedraaiboek)

Aanpassingen op de volgende vlakken:

• op het terrein van de ICT en ICT-dienstverlening
  • Validatie door ICT-dienstverlener dat systeem kan draaien op infrastructuur
• op het terrein van de gebruikers en de gebruikersorganisatie
  • gewijzigde werkwijze mededelen, opleiding verzorgen, materialen verspreiden
  • structuur organisatie en/of taken wijzigen, nieuwe mensen/functies, afspraken omgeving wijzigen?
• op het terrein van de niet geautomatiseerde IV, de gegevens en de FB beheerorg.
  • Andere werkwijze, tijdstippen, instrumenten. Ook inspanning FB plannen.

Activiteiten (3 fasen):

• Plannen voorbereiding transitie (opstellen implementatieplan obv specificaties)
• Uitvoering (implementatie van ICT, implementatie in de gebruikersorganisatie, implementatie informatievoorziening en Functioneel beheer)
• Plannen transitie (opstellen transitieplan waarin alle activiteiten in samenhang worden beschreven en middels draaiboek in een overzichtelijke/geplande volgorde staan). Er zijn 3 soorten draaiboeken: globaal (over meerdere organisaties), generiek (voor elke organisatie apart beschreven) specifiek (naar een specifieke organisatie/onderdeel)

Resultaten:

• Plannen (implementatieplan en transitieplan)
• Beheer- en gebruikersorganisatie (ICT, gebruikersorganisatie en FB zijn voorbereid)

Relaties:

• Wijzigingsbeheer en specificeren; levert wijzigingen en aanvullende informatie
• Gebruikersorganisatie; levert informatie voor een goede implementatie
• Vormgeven NGIV; documenten/handleidingen tijdens implementatie verspreid
• Transitie; de feitelijke effectuering.

5.4 TOETSEN EN TESTEN

Zorgdragen dat de gewenste verandering op een vlekkeloze wijze in de organisatie wordt doorgevoerd en dat de gebruikte instrumenten, hulpmiddelen en andere ondersteunings-vormen correct werken.

Onderwerpen:

• Geautomatiseerde informatievoorziening; de acceptatietest
• Procedures en werkwijzen ; volledigheid, correctheid en duidelijkheid verifiëren
• Transitieplan; volledigheid, correctheid en bereik hiervan valideren (vb opleiding)
• Gebruikersorganistie; dient een rol te hebben bij de acceptatietesten

Activiteiten:

• Voorbereiden toetsen en testen (opstellen acceptatietest)
• Uitvoeren van de acceptatietest (ivm decharge verlening aan ICT)
• Uitvoeren van de test op volledigheid en aansluiting van de AO (incl. procedures!)
• Borgen van het implementatieplan (toetsen op volledigheid, correctheid)
• Bepaling impact van de testresultaten
  • Impact niet groot genoeg, er gebeurd niets
  • Leidt tot extra opmerkingen aan het adres van gebruikers
  • Wordt alsnog verwerkt (handleidingen en implementatieplan aanpassen)
  • Aanvullend wijzigingsverzoek naar wijzigingsbeheer
  • Advies: niet doorgaan, allereerst tekortkomingen oplossen
  • ICT leverancier aansturen fouten te herstellen

Resultaten:

• Testaanpak en opzet; teststrategie, plan en planning. Bijgewerkte docu. Bevindingen
• Test- en toetsresultaten; gevalideerde implementatie- en transitieplannen
• Decharge; aan de ICT-leverancier

Relaties:

• ICT-leverancier; beoordelen of opgeleverde IV werkt conform specificaties
• Wijzigingenbeheer; afstemming afwijkingen tov specificaties
• Voorbereiden transitie; afstemming afwijkingen tov specificaties.
• Vormgeven NGIV; afstemming afwijking tov specificaties. Evt. workarounds.