OPSTELLEN INFORMATIESTRATEGIE

OPSTELLEN INFORMATIESTRATEGIE

Richt zich op de toekomst van de IV binnen de organisatie. Regelmatig zal moeten worden onderzocht in hoeverre de huidige IV nog aansluit op de bedrijfsprocessen. Doel van dit proces is dan ook om deze aansluiting te borgen. Om te kunnen anticiperen is het van belang inzicht te hebben in allerlei ontwikkelingen in de IV. Deze kunnen komen van: gebruikers en bedrijfsproces, omgeving v/d organisatie en technologie.

Er zijn 5 processen te onderscheiden:

• Bepalen ketenontwikkelingen
• Bepalen technologie ontwikkelingen
• Informatie lifecycle management
• Informatie portfolio management
• Bepalen bedrijfsproces ontwikkelingen

8.1 BEPALEN KETENONTWIKKELINGEN

Het in kaart brengen van de ontwikkelingen op het terrein van informatisering over organisaties heen en het vertalen van deze ontwikkeling naar gevolgen voor de inhoud v/d IV voor de eigen organisatie, zodat op langere termijn de bedrijfsprocessen aansluiten op de omgeving en worden ondersteund door een effectieve, efficiënte en met ketenpartners afgestemde IV.

ONDERWERPEN:

• doelen, mogelijkheden en onmogelijkheden van samenwerking
• het bedrijfsproces van de betreffende organisaties moet aansluiten. Van belang structuur v/d processen, tijds/actualiteitsaspecten, autorisatie, beveiliging, privacy
• onderlinge informaticistromen tussen de organisaties
• invulling van de IV (al of niet geautomatiseerd) denk aan achterliggende techniek van hard- en software, middleware, netwerken e.d.

ACTIVITEITEN:

- Inventariseren; de infrastructuren en mogelijkheden tot verdergaande koppelingen.

• Bepalen van de impact v/d ontwikkelingen; impact voor IV, mogelijkheid/wenselijk heid van nieuwe ketens incl. impact hiervan. Beleidsrichting op terrein keteninform.

RESULTATEN:

• Rapport ketenontwikkelingen; inzicht in ontwikkelingen op gebeid van de informatie-uitwisseling met derden.
• Inventarisatie v/ d impact van de ketenontwikkelingen; een eerste inschatting van de impact van de verandering in de bestaande ketens of evt nieuwe ketens op de IV

RELATIES:

• Ketenpartners; 
• ICT-leveranciers; denk aan infrastructuur en applicaties
• Informatie lifecycle management, portfoliomanagement, coördinatie
• Sturende processen; leveren relevante informatie over sturingsaspecten en ontwikkelingen binnen de organisatie.

8.2 BEPALEN BEDRIJFSPROCESONTWIKKELINGEN

Het in kaart brengen van de ontwikkelingen op langere termijn binnen de organisatie en bedrijfsprocessen, zodat over lange termijn de bedrijfsprocessen op een efficiënte, afgestemde en evenwichtige wijze ondersteund worden door IV. Ontwikkelingen vertalen naar de gevolgen voor de IV.

ONDERWERPEN (beleidsimpactmeter Pols2003):

• Leveranciers; wijziging assortiment of wijze aanleveren of op andere manier met leverancier omgaan hebben invloed op de IV.
• Klanten; de wijze van contact met klanten (waaraan eindproduct v/h bedrijfsproces wordt geleverd) kan wijzigen waarmee ook de IV
• Organisatie en besturing; Besturingsmiddelen vragen informatie die uit het bedrijfsproces moet komen. Besturingsaspecten kennen een relatie met IV.
• Infrastructuur; bestaat uit ICT-middelen, vastgoed en soms machinepark. Wijzigingen hierin hebben forse impact op IV (bijv. verhuizing)

ACTIVITEITEN:

• Inventariseren
  • in kaart brengen van relevante ontwikkelingen/trends
  • in kaart brengen van veranderingen in beleid tav markten en leveranciers
  • inventariseren van veranderingen tav diverse soorten infrastructuur
  • inventariseren ontwikkelingen tav de sturing v/d organisatie
• Bepalen van de impact v/d ontwikkelingen
  • In kaart brengen v/d impact voor de IV en de onderliggende delen
  • Opstellen van een eerste voorgestelde invullingsrichting tav IV

RESULTATEN:

• Analyse organisatiebeleid; inzicht in ontwikkelingen in bedrijfsprocessen incl. overzicht bedrijfsbrede veranderingen in het bedrijfsproces en organisatie
• Inventarisatie v/d impact v/d ontwikkelingen; eerste inschatting impact.

RELATIES:

• Gebruikersorganisatie; informatie over relevante ontwikkelingen
• ICT_leveranciers; tbv impact applicaties en infrastructuur
• Portfolio- en lifecyclemanagement; bijdrage impactbepaling en trends
• Informatiecoordinatie; info over ontwikkelingen komen en gaan naar dit proces
• Sturende processen; relevante sturingsaspecten m.n. behoeftemanagement.

8.3 BEPALEN TECHNOLOGIEONTWIKKELINGEN

Het in kaart brengen van de relevante technologische ontwikkelingen en het bepalen van de impact op de organisatie en de totale informatievoorziening, opdat optimale inzet van technologie over langer periode mogelijk wordt. Heeft sterk bedrijfsperspectief. Gaat niet enkel om applicaties en techniek maar veel meer op de toepasbaarheid van technologische ontwikkelingen binnen de IV in relatie tot het bedrijfsproces.

ONDERWERPEN:

Ondanks de FB zich richt op IV en technische aspecten ondergeschikt zijn, is technologie wel degelijk belangrijk en dus ook inzicht (technologie biedt soms nieuwe mogelijkheden, bestaande wordt vervangen, kosten van technologie kunnen hoog zijn→ standaardisatie)

• Middelen
  • Applicaties; standaardapplicaties, beperkte inhoudelijke sturing voor FB
  • Infrastructuur; hardware, software, systeemsoftware en architectuur gebruikt door ICT-leverancier om geautom. IV voor onderhoud/beschikkingstellen.
• Partijen
  • Leveranciers; sommige technologie geleverd door ICT-leveranciers is cruciaal
  • Markt, de gebruikers v/d mogelijkheden.; teruglopend marktaandeel voor bepaalde vormen van technologie, of omgekeerd groeiende installed base van bepaalde soort technologie.

ACTIVITEITEN:

• Inventariseren; 
  • In kaart brengen van de huidige gebruikte technologie en gebruik ervan
  • In kaart brengen van de relevante technologische ontwikkelingen in de markt
  • Informatie inwinnen of ontvangen bij ICT leveranciers over hun visie op ontw.
• Bepalen v/d impact v/d ontwikkelingen
  • In kaart brengen van de kansen en bedreigingen voor de IV
  • Inventariseren van mogelijke schaalvoordelen op het terrein v/d technologie
  • Inventariseren van de kosten en baten van de veranderende technologie
  • Het geven van een eerste voorzet voor eens strategie

RESULTATEN:

• analyse gebruikte en nieuwe technologie
  • inzicht in ontwikkelingen en mogelijkheden tav gebruikte/nieuwe technologie
• Inventarisatie v/d impact v/d ontwikkelingen
  • Eerste inschatting v/d consequenties v/d ontwikkeling op gebied van de gebruikte technologie gebruikt voor de IV
  • Inzicht in mogelijkheden/consequenties van niet gebruikte technologie en een 1e indicatie van de kosten en baten die aan inzet nieuwe techn.zijn verbonden

RELATIES:

• Applicatiebeheer en technisch beheer; ICT-leverancier levert input evt. pro-actief.
• Markt; informatie verzamelen in de volledige technologie markt
• Informatie lifecycle en portfolio management; ontwikkelingen, kansen en bedreigingen en impact.
• Informatiecoordinatie; levert info over ontwikkelingen en/of behoeften
• Sturende processen; gebruik van technologie, contracten, licenties, kwaliteit, kosten

8.4 INFORMATIE LIFECYCLEMANAGEMENT

Maken van een strategie voor de IV, het vertalen naar acties en investeringen en het zorgdragen voor effectuering ervan. Dit alle om te zorgen dat de IV op middellange en lange termijn het bedrijfsproces op een optimale wijze blijft ondersteunen.

Lifecyclemanagement: voor afzonderlijke onderdelen in de IV. Informatie portfolio management betreft het de bepaling van de strategie voor het geheel v/d IV.

ONDERWERPEN:

• Veranderingen in het bedrijfsproces of behoeften eraan (Beleid)

Verandering in bedrijfsproces, beleid of afspraken tav IV. Incl. invulling en opzet.

• Veranderingen gewenst vanuit huidig gebruik (functionele kwaliteit)

Onvoldoende aansluiting van de IV op bedrijfsproces

• Veranderingen gewenst vanuit techniek (applicatie en infrastructuur)

Toekomstvastheid/onderhoudbaarheid en kwaliteit van de geaut. IV. Een informatie-systeem of infrastructuur aan het einde van de levenscyclus zal op termijn meer kosten

• Mogelijkheden nieuwe technologie
• Scenario’s schetsen

Veranderingsbehoefte schetsen incl scenario’s en ambitieniveau.

ACTIVITEITEN:

• Inventarisatie
  • Inventarisatie veranderingsbehoeften vanuit huidige situatie
  • Inventarisatie veranderingsbehoeften omgeving en beleid
• Opstellen scenario
  • Bepaling implicaties van alle veranderingsbehoeften
  • Bepaling van (impact) oplossingsrichting
  • Voorstel keuze
• Afstemmen scenario
  • Afstemmen van scenario en schets met ander delen van de IV en betrokkenen.
  • Bijstellen van scenario

RESULTATEN:

• Statusrapport; statusbepaling v/d huidige IV op basis van info over opzet, investeringswaarde, kosten, baten, sterkten en zwakten, status en gebruik
• Informatiestrategie; 
  • Schets: beschrijving gewenste IV op langere termijn
  • Scenario: activiteiten, stappen met structureel verbeteringskarakter
  • Relaties: impact voor ander delen van de IV, ketens e.d.
  • Inschatting kosten, maatregelen, baten en ruwe planning
  • Budget voor de langere termijn, tevens de te volgen tijdspaden beschreven

RELATIES:

• Sturende processen; behoeften, kwaliteit, kosten, capaciteit, totale kosten/baten
• ICT-leverancier; aanleveren schetsen/scenario’s mbt technische invulling
• Informatie portfolio en coördinatie; aftemmen voorgestelde strategie voor infor-matieuitwisseling; input op terrein leveranciers, ketens vanuit infocoördinatie.
• Overige processen binnen bepalen Informatiestrategie; input ontvangen en leveren

8.5 INFORMATIE PORTFOLIO MANAGEMENT

Zorgdragen voor een vanuit bedrijfsbrede optiek optimale inzet van middelen en opzet van de IV en het afstemmen van de verschillende (deel)plannen tav de toekomstige ontwikkeling van

de IV. Dit vindt plaats door opstellen en onderhouden van een portfolio van de IV-objecten op hoofdlijnen. In portfolie zitten kwalitatieve en kwantitatieve eigenschappen evenals veranderingsbehoeften daarop en het belang ervan.

ONDERWERPEN:

• Structuur van de IV; ingaan op de opdeling van het geheel en de samenhang tussen de onderdelen. Onderdelen kennen verschillende belanghebbenden (stakeholders)
• Portfolio; het geheel aan veranderingen in de IV; kern is inzichtelijk krijgen van alle veranderingen en oplossingsmogelijkheden en afstemming welke veranderingen wel of niet worden doorgevoerd. Veranderingen op hoger niveau afstemmen:
  • Middelen van een organisatie in termen van veranderingscapaciteit is beperkt
  • Veranderingen in een onderdeel van de IV kan impact hebben bij andere delen
  • Soms zijn veranderingen noodzakelijk over onderdelen heen.
• De gebruikte middelen van de IV; standaardisatie; infractstructuurarchitectuur en ontwikkelarchitectuur (ICT hulpmiddelen). Standaard dient langere tijd stabiel te zijn. Kosten om standaard te wijzigen zijn vaak erg hoog (bijv. bij applicaties)

ACTIVITEITEN:

• Inventarisatie
• Inventarisatie veranderingsbehoefte huidige situatie en verschillende onderdelen IV.
• Inventarisatie veranderingsbehoefte omgeving en beleid
• Inventarisatie gebruikte middelen
• Inventarisatie bestaande ontwikkelingen op het terrein van de sturing van de IV.
• Uitvoeren overkoepelende afweging
  • De diverse ontwikkelingen aan elkaar relateren
  • Maken van afwegingen op terrein van portfolio, architectuur en standaards
  • Voorstel prioriteiten, architectuur en standaards
• Afstemmen scenario
  • Afstemmen van scenario en schets tuisen verschillende onderdelen van de IV
  • Bijstellen van scenario

RESULTATEN:

• Informatiearchitectuur; indeling op hoofdlijnen van de IV. Incl. kenmerken als investeringswaarde, status, belang, kwaliteit, sterkten en zwakten
• Informatiebeleid en portfolioplanning; besluitvorming op basis van ontwikkelingen, trends, processen, markt, ketens, technologie etc. Ook aandacht voor prioriteit, kosten, impact en gebruik basismiddelen. Onderdeel is ook beschrijving portfolio en impact:
  • Scenario: wijzigingen die doorgevoerd gaan worden in de IV of delen ervan
  • Afwegingen op bedrijfsniveau over doorgaan ervan
  • Inschatting kosten, maatregelen, baten, ruwe planning en globale impact

RELATIES:

• Overige processen bepalen informatiestrategie
• Gebruikersorganisatie
• ICT-leverancier
• Informatiecoordinatie