OPSTELLEN IV-ORGANISATIESTRATEGIE

OPSTELLEN IV-ORGANISATIESTRATEGIE

Doelstelling is te definiëren op welke wijze de uitvoering van en besluitvorming over de IV worden georganiseerd. Besluitvorming afgestemd op structuur en inrichting van de gebruikersorganisatie en op de omgeving waarin de organisatie opereert en die ook invloed kan uitoefenen op de inhoud van de IV van de organisatie

9.1 LEVERANCIERSMANAGEMENT

Heeft als doel te bepalen welke partijen (leveranciers) het meest geschikt zijn om de voor de IV benodigde kennis en middelen in te brengen. Daarnaast te bepalen welke rol en verant-woordelijkheden deze ICT-leveranciers moeten hebben zodat de middelen en kennis voor de organisatie op een optimale wijze worden ingezet.

ONDERWERPEN:

• Assortiment; welke onderdelen (expertise, informatiesystemen, infrastructuren)
• Verwachtingen/realisatie; formuleren van verwachtingen en ervaringen met.
• Verantwoordelijkheden; ICT leverancier levert expertise op technische vlak (niet FB). Verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid bij ICT leggen.
• Afspraken; afgesproken verantwoordelijkheden in (raam)afspraken vastleggen
• Overlegvormen; de manier waarop afgesloten contract wordt gemanaged
• Relatie; op welk niveau relatie met ICT-leverancier beleggen en onderhouden.

ACTIVITEITEN:

• Leveranciersbeleid; hoe om te gaan met en welke positie verwacht men dat leverancier zal innemen. Kwesties als: welk assortiment is nodig, wat zijn de veranderingen daarin, verwachtingen tav assortiment en eisen. Welke contractrelatie, relatie eigen organisatie (decentrale eenheden zelf leverancier selecteren?).
• Leveranciersevaluatie en selectie
  • Voldoen bestaande leveranciers
  • Wat is de impact van het beleid voor de bestaande relaties met leveranciers
  • In hoeverre is het noodzakelijk nieuwe leveranciers te betrekken
  • Hoe worden deze geselecteerd en geëvalueerd
  • Welk contractvorm en welke voorwaarden
  • Hoe wordt communicatie en rapportage geconcretiseerd
• Leveranciersbeheer; beheer bestaande relatie met leverancier. Denk aan naleven afspraken, escalaties of bijstellingen nodig en of alle info over leverancier bekend is.

RESULTATEN:

• Leveranciersbeleid; hoe om te gaan met, selectie van, raamcontracten
• Leveranciersinformatie; informatie over leveranciers en contracten
• Diensten en assortimenten; af te nemen diensten en richtlijnen voor sturend niveau.

RELATIES:

• Management; algemeen inkoopbeleid vanuit management met kaders
• Contractmanagement; terugkoppeling over ervaringen. Aanlevering leveranciersbel.
• Behoeftemanagement; nieuwe of bestaande behoeften aanleveren bij lev.man.
• Leveranciers; afspraken en vastlegging in raamcontracten i.o.m. leverancier

9.2 RELATIEMANAGEMENT GEBRUIKERSORGANISATIE

Vormgeven en bewaken van de consistentie, de samenhang en communicatie tussen de IV-functie en de gebruikersorganisatie. Relatie FB – gebruikersorganisatie staat centraal.

ONDERWERPEN:

• Beslissingsbevoegdheid en machtsverhoudingen
• Mandaat; geeft de rol en de verantwoordelijkheid aan die de IV-functie heeft tav IV
• Benadering; hoe stelt FB-organisatie zich op en op welke wijze opereert men.
• Communicatie; naar zowel uitvoerend, sturend als richtinggevend niveau

ACTIVITEITEN:

• Evaluatie relatie gebruikersorganisatie
  • Welke ontwikkelingen spelen er in de gebruikersorganisatie
  • Evalueren wat deze ontwikkelingen betekenen voor bestaande FB-organisatie
  • Evalueren hoe huidige FB-organisatie opereert richting gebruikersorg.
  • Onderkennen tekortkomingen, huidige sturing, mandatering, relatie, beleving
  • Bepalen welke veranderingsbehoeften er zijn
• Opstellen relatiebeleid
  • Onderkennen v/h doel en gewenste vorm van de relatie en mandaat
  • Opstellen van kaders voor invulling van het mandaat
  • Onderkennen en vormgeven communicatie en kanalen
  • Bepalen gewenste/noodzakelijke contactpersonen
  • Vormgeven mandaat en communicatiekanalen
  • Inrichten werkwijze en initiëren van beleid of de veranderingen.
• Relatiebeheer; 
  • Hoe is de beeldvorming en uitvoering
  • Wat is de effectiviteit van communicatie. Komen juiste onderwerpen aan bod.
  • Opereert de IV-functie en FB wel goed (worden ontwikkeling goed verwerkt)

RESULTATEN:

• Structuurplan voor de IV-functie; inzicht in beslissingsstructuren,hiërarchie en machtsverhoudingen. Plan voor Positionering, structuur en besluitvorming
• Afspraken met gebruikersorganisatie; afspraken over verantwoordelijkheden en mandaat. Beleid inzake communicatievormen met vermelding doel en onderwerp.

RELATIES:

• Gebruikersorganisatie; inventariseren, ontwikkelingen, machtsverhoudingen
• Behoeftemanagement; beleid en richtlijnen over het opereren aanleveren aan B.M.
• Strategie inrichting IV-functie; wisselwerking
• Informatiecoordinatie

9.3 KETENPARTNER-MANAGEMENT

Maakt het mogelijk dat tussen verschillende organisaties informatie-uitwisseling plaatsvindt. Deze uitwisseling wordt mogelijk door samenwerkingsverbanden op het gebied van de IV te definiëren en deze te onderhouden.

Kenmerkend voor ketens is ontbreken van overkoepelende hiërarchische beslisser. Ieder partij in de keten is autonoom. Met ketenpartners zijn afspraken nodig om de verschillend belangen op één lijn te krijgen en verschillende invloeden op de informatieketen beheerst te laten verlopen.

ONDERWERPEN:

• Aard en doelen; inzicht in de doelen en verwachte resultaten van samenwerking
• Individueel belang; rekening te houden met, negatieve belangen evt. compenseren
• Bijdragen; bijdrage en verplichtingen in de keten moeten duidelijk zijn.
• Organisatie en samenwerking; hoe omgaan met overleg, veranderingen en regie
• Sturing; wie let waarop en is waarvoor verantwoordelijk.
• Escalatie; wijze van escaleren vormgeven.

ACTIVITEITEN:

• Evaluatie van de ketenorganisatie
  • Evaluatie van het functioneren van een eventuele bestaande keten
  • Onderkennen van evt. gewenste veranderingen in de org. Bijv: nwe ketens
• Opstellen ketenpartner beleid
  • Vormgeven van de nieuwe of gewenste organisatie
  • Maken van een plan om daar te komen
• Beheer van de ketenorganisatie
  • Inspelen en reageren op ontwikkelingen, knelpunten, veranderingen in ketens
  • Inspelen op ontwikkelingen vanuit andere processen met gevolgen voor ketenproces.

RESULTATEN:

• Beleid over informatieketens
  • Beleid dat aangeeft op welke wijze de organisatie moet participeren, welke doelen, hoe om te gaan met conflicterende belangen. Inrichting van deze relaties
  • Werkende keten waarbinnen info-uitwisseling plaatsvindt op basis van gemaakte afspraken met ander ketenpartijen.

RELATIES:

• Ketenpartners; belangen en doelen bij samenwerking uitwisselen
• Informatiecoordinatie; 
• Gebruikersorganisatie; afstemming over het aangaan samenwerking, managen.
• Behoeftemanagement; ervaringen bestaande ketens.

9.4 STRATEGIE INRICHTING IV-FUNCTIE

Doel is het definiëren van de gewenste inrichting van de IV-functie: organisatievorm, verantwoordelijkheden, uitvoering en samenwerking tussen de verschillende betrokken organisatieonderdelen.

ONDERWERPEN:

• Structuur en opzet; hierbij wordt ingegaan op de wijze waarop de organisatie van FB gestructureerd wordt. Denk aan:
  • één fb-organisatie onderverdeelt in materiegerichte onderdelen
  • diverse fb-organisaties met alle taken, directe aansturing van het lijnmngmnt.
  • Een corportate fb-beheerorganisatie met verantwoordelijkheid centrale IV met lokale fb-eenheden die lokale invulling op zich nemen.
• Verantwoordelijkheden; beslissingsbevoegdheid van IV-organisatie onderdelen
• Communicatie en afstemming; welke overlegvormen en communicatiekanalen zijn nodig. Niet alleen communicatie tussen organisatieonderdelen maar ook tussen de verschillende processen binnen FB.
• Proces en Werkwijze
  • Waarover dienen afspraken te worden gemaakt
  • Worden afspraken op centraal niveau gemaakt of op lagere niveaus
  • Welke kaders worden meegegeven aan de te maken afspraken

ACTIVITEITEN:

• Evaluatie bestaande IV-organisatie; beoordelen functioneren bestaande IV_organisatie op hoofdlijnen. Onderkennen van zwakke/sterke punten. Bepalen consequenties van veranderingsbehoeften.
• Beleid inrichting IV-organisatie; bepalen van beleid, missie, richting, werkwijzen en structuur.
  • Opzetten van de structuur, verdeling van verantwoordelijk- en bevoegdheden.
  • Vormgeven, aanpassen v/d processen, werkwijzen en standaarden (hoofdlijn)
  • Definiëren of veranderen van overleg/communicatiestructuren verticaal (tussen de niveaus) of horizontaal (uitwisselen van ontwikkelingen)
• Sturing IV-organisatie; bewaking op de werking en inrichting volgens de gemaakte afspraken en het bemiddelen bij conflicten of verschillen van inzicht.

RESULTATEN

• Beleid voor de IV-organisatie
  • Een beschrijving op hoofdlijnen van de structuur v/d verantwoordelijkheden en de bevoegdheden voor de gehele IV-functie. Richtlijnen voor uitvoering van FB processen, overdracht tussen deze processen en communicatiestructuur.
  • Vastlegging van generieke afspraken en vertaling naar richtlijnen voor de verschillende doelgroepen binnen FB.

RELATIES:

• Overige processen binnen IV-organisatiestrategie; leveren ervaringen, ontwikkelingen en evt. afspraken met de betrokken partijen.
• Sturende processen; afspraken en richtlijnen doorgeven aan sturende processen.
• Informatiecoordinatie; afstemming inhoudelijke processen verzorgd door Inf.coord. Relevant beleid en afspraken komen hiervandaan.