Volgens de methode PRINCE2®
is er sprake van een project als voldaan wordt aan de volgende kenmerken:
- projecten worden gebruikt om veranderingen door te voeren
- een project speelt zich af op een onbekend gebied (er is een mate van onzekerheid)
- een project is tijdelijk, er is sprake van een tijdelijke organisatie
- een project is uniek (het werk is nog niet eerder gedaan op die plek)
- een project is multidisciplinair
Het PRINCE2 procesmodel ziet er op hoofdlijnen als volgt uit.
Starting Up a project
Deze processtap heeft tot doel te zorgen dat is voldaan aan de randvoorwaarden voor het Initiëren van een Project waarbij de belangrijkste vraag luidt: Is het project zinvol en levensvatbaar?
Belangrijkste activiteiten van deze processtap zijn:
- benoemen van de Executive (opdrachtgever)
- benoemen van de Projectmanager
- benoemen van het (Projectmanagement)team
- leerpunten verwerken uit het readiness assessment en eerdere vergelijkbare trajecten
- de projectaanpak bepalen (wat gaan we zelf doen en waarvoor moeten inhuren)
- de Business Case opstellen
- de Project Brief opstellen
Het thema Organisatie geeft handvatten voor het inrichting voor de organisatie. De volgende rollen worden onderkent
- Executive (lid Projectboard)
- Senior User (lid Projectboard)
- Senior Supplier(lid Projectboard)
- Projectassurance
- Change-authority
- Projectmanager
- Projectsupport
- Teammanager
Business Case opstellen
De Business Case beschrijft de reden van het project. Waarom doen we dit project. Wat willen we precies bereiken. Welke opties zijn er om ons doel te bereiken. Wat zijn de voordelen, wat zijn de nadelen, wat zijn de baten en wat zijn de kosten. De business case vormt de drive onder het project. Veelal mislukken projecten doordat er geen goede business case onder ligt.
De belangrijkste punten die in de Business Case moeten worden beschreven zijn:
– Samenvatting voor opdrachtgever
– Redenen
– Alternatieven
– Verwachte benefits
– Verwachte dis-benefits
– Tijdschema
– Kosten
– Investeringsvoorstel
– Belangrijkste risico’s
Project Brief
De Project Brief zou je het beslisdocument kunnen noemen dat naar de projectboard zal worden gestuurd met als doel goedkeuring te krijgen voor het verder vervolgen van het traject. In de Project Brief worden onder andere de volgende zaken beschreven:
– Projectdefinitie
– Business Case op hoofdlijnen
– Project Product Description (samenvatting van het te realiseren resultaat)
– Projectaanpak
– Projectmanagementteamstructuur
– Rolbeschrijvingen
Directing Project
Doel van deze processtap is de Projectboard in staat te stellen eindverantwoordelijk te zijn voor het slagen van het project, d.m.v. het nemen van belangrijke beslissingen en het uitoefenen van beheersing over het geheel terwijl zij het dagelijks management delegeert aan de Projectmanager.
Initiating a Project
Doel van de processtap Initiating a Project is het leggen van een stevige basis voor het project, waardoor de organisatie duidelijkheid krijgt over het werk dat moet worden gedaan om de producten van het project op te leveren voordat aanzienlijke uitgaven worden gedaan.
Deze processtap valt samen met de fase initiëren van het project. In deze fase worden alle belangrijke voorbereidingen getroffen zoals het nauwkeurig plannen van de op te leveren projectresultaten en het plannen van de verschillende fasen die nodig zijn om dit resultaat te realiseren.
Hierin spelen de PRINCE2 principes een belangrijke rol. Dit zijn o.a. Productgerichte Aanpak voor de definitie van het te realiseren projectresultaat en o.a. Managen per Fase om het project in haalbare brokken te verdelen, waarmee geborgd wordt dat de Projectboard via de juiste en gewenste frequentie betrokken wordt voor besluitvorming en autorisatie. Beide principes worden toegepast in het PRINCE2 thema Plan, dit thema geeft richting aan de aanpak om het Projectplan op te stellen. Dit is het overkoepelende plan voor het project.
Het projectplan omvat onder andere de Product Breakdown Structure en de Fasering en vormt hiermee de basis voor de separaat op te stellen Faseplannen welke worden op gesteld in het proces Stage Boundaries.
Het eindresultaat van Initiating a Project is de zogenaamde PID, dit staat voor Project Initiating Documentation. Naast de Business Case is het Projectplan met daarin de PBS en de fasering 1 van de belangrijkste onderdelen van de PID. Deze documentatie is een verdere verfijning en meer gedetailleerde uitwerking van de Project Brief. In de PID worden onder andere de volgende onderdelen beschreven:
– Projectdefinitie
– Projectaanpak
– Projectmanagementteamstructuur en rolbeschrijvingen
– Kwaliteits-, Configuratie-, Risico- en Communicatiemanagementstrategie
– Projectplan
– Business case
– Projectbeheersing
Deze documentatie geeft dus duidelijkheid over het te realiseren resultaat, de wijze waarop het resultaat gerealiseerd zal worden, de planning hiervan, de kosten, de baten en wordt ter autorisatie naar de Projectboard gestuurd ter goedkeuring van de formele start van het project.
Controlling a Stage
Controlling a Stage heeft tot doel het toewijzen van het werk dat gedaan moet worden, dat bewaken, issues behandelen, voortgang rapporteren aan de Project Board en corrigerende maatregelen nemen om te zorgen dat de fase binnen de tolerantie blijft. Dit proces beschrijft de werkzaamheden van de projectmanager waarbij het in de kern gaat het aansturen van de realisatie van de resultaten door issue’s op te lossen, risico’s te bewaken en het bijsturen op die momenten waarop dat nodig is.
Managing Productdelivery
In dit proces gaat het erom dat de producten van de betreffende fase gerealiseerd worden. De verschillende teams worden door de Teammanager aangestuurd en begeleid in het realiseren van de inhoudelijk resultaten (deel producten).
Stage Boundaries
Het proces Stageboudaries heeft tot doel de Project Board te voorzien van voldoende informatie, zodat het succes van de huidige fase en het geactualiseerde Project Plan kan worden beoordeeld, ze het volgende Stage Plan kan goedkeuren en de voortdurende zakelijke rechtvaardiging en aanvaardbaarheid van risico’s kan bevestigen.
Dit is dus het proces waarbij een faseovergang wordt gepland. In dit proces wordt even een pas op de plaats gemaakt. De voorgaande fase wordt verantwoord en vormt samen met de oorspronkelijke planning in het Projectplan de basis voor het plan waarin de vervolgfase wordt gepland. In PRINCE2 Faseplan genoemd. Hierdoor wordt de Projectboard in de gelegenheid gesteld haar verantwoordelijkheid te nemen door de volgende fase te autoriseren en tevens de resultaten tot nu toe te beoordelen.
Closing a Project
Closing a Project heeft tot doel ervoor te zorgen dat de acceptatie van het projectproduct wordt bevestigd, vaststellen dat doelstellingen zoals vastgelegd in de oorspronkelijke PID zijn gerealiseerd of dat het project niets meer heeft bij te dragen.
Belangrijke activiteiten in dit proces zijn de evaluatie van het traject om zodoende te kunnen leren voor vervolgprojecten. Daarnaast worden de gerealiseerde producten overgedragen aan de lijn. M.a.w. de informatie-architect kan overgaan tot het onderhouden, bewaken en indien nodig bijstellen en documenteren van de informatievoorzieningsarchitectuur. Eigenlijk is het werk van de informatievoorzieningsarchitectuur nooit af. Dit rechtvaardigt het inrichten van een proces, hierbij kan dan projectmanagement worden ingezet bij de meer grootschalige herdefinities bijvoorbeeld wijzigingen in de missie, visie en strategie. Verder kunnen projecten worden geïnitieerd voor het ontwikkelen van onderdelen van de informatievoorzieningsarchtectuur.
- • ©Crown copyright material taken from the Cabinet Office publication, Managing Successful Projects with PRINCE2.
- • This is a Value Added Product which falls outside the scope of HMSO Class Licence. Reproduced by kind permission of the Cabinet Office
- • PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office
- • The Swirl logoTM is a Trade Mark of the Cabinet Office
PRINCE2® is a registered trade mark of the Cabinet Office.
The Swirl logo ™ is a trade mark of the Cabinet Office.
